Há um par de semanas que estou a tentar sentar-me à frente do computador e escrever um artigo para o CVitt. Entre o trabalho, a campanha de Natal, os e-mails, os jantares, os presentes e a família não o faço. Dei-me conta que na realidade quando se esgota o tempo para realizar uma entrega é quando nos sentamos e executamos a tarefa pendente. Porque não o fazemos antes?

O nosso cérebro desenvolve perfeitamente tarefas ligadas à sobrevivência, no entanto tem mais dificuldade na persecução de objectivos e a organizar-se. Se o médico lhe diz para deixar de fumar porque tem os pulmões feitos em pó, e vê notícias de mortes relacionadas com o tabaco no telejornal, deixa de fumar em dois dias. Mas às mensagens (reais) das embalagens de tabaco e aos conselhos da sua mulher não faz caso. É por isso que as tarefas acabam por ser feitas à última da hora.

Tenho vindo a verificar ultimamente que as horas em que verdadeiramente produzo são as primeiras 3 ou 4, antes da pausa para o café e antes de abrir o meu e-mail – de algum tempo a esta parte só leio o e-mail duas vezes por dia-. Depois de ler os e-mails é fácil cair no erro de  confundir o importante com o urgente, e mais ainda quando lhe resta tempo durante o dia para realizar o que tem pendente.

Tudo isto se acentua quanto está encarregue pelas redes sociais da sua pequena empresa. Acreditamos que estamos a trabalhar de forma efectiva quando respondemos no mesmo segundo a todos e cada um dos comentários no Facebook ou mensagens no Twitter, quando na realidade o que estamos a fazer é a procrastinar, adiar o importante. Se tem uma pequena empresa ou trabalha por conta própria, salvo se utilizar as redes sociais ou o e-mail como um canal de atenção ao cliente, estar atento a estas ferramentas em tempo real é uma perda de tempo, energia, concentração e produtividade.

Para um pequeno empresário ou trabalhador por conta própria é vital uma boa gestão de tempo. O método GTD pode-nos ajudar muito a controlar a procrastinação. Utilizo também estes 5 pequenos truques:

1. Estabeleça um objectivo diário prioritário e um mais secundário.Evidentemente que isto depende da sua área de actividade, no meu caso, com 3 ou 4 tarefas diárias consigo cumprir o pretendido. Não se fique apenas pelo pensamento, escreva. Eu utilizo o Any.DO (http://www.any.do/), mas usar lápis e papel é perfeitamente válido.
2. Execute o seu objectivo diário logo de manhã, antes de realizar qualquer outra coisa. Não abra o e-mail, nem as redes sociais, nem faça recados. Primeiro, os seus objectivos.
3. Reduza a sua jornada laboral. Quanto menos tempo tiver para realizar uma tarefa, mais se concentrará em terminá-la. Não falha, tem a ver com o instinto de sobrevivência inato que possuímos. Evidentemente refiro-me a trabalhos que o permitam, se tem jornada fixa é obvio que terá de a cumprir.
4. Procure não ler o e-mail mais de duas vezes por dia e desactive todas as notificações disponíveis, no telemóvel e no computador.

Quando terminar as suas tarefas vá para casa e descanse ou dedique-se aos seus hobbys. A satisfação de completar as suas tarefas diariamente proporciona-lhe uma injecção anímica e imenso valor que contribui para aumentar a sua autoconfiança e, por sua vez, a que completar as suas tarefas seja cada vez mais simples para si.